UNIDAD DE ADMINISTRACION

La Unidad de Administración, tiene como objetivo facilitar el desempeño eficaz y eficiente del Ministerio, a través de la administración óptima y transparente de los recursos humanos y físicos en el marco de la legislación vigente, para lo cual se organiza de la forma siguiente:

a)      Despacho del Coordinador Administrativo General

b)      Despacho de Sub-Coordinador

c)       Secretaria-Asistente

d)      Área de Recursos Humanos

e)      Área de Compras

f)       Área de Almacén e Inventarios

g)      Área de Servicios Auxiliares.

FUNCIONES

UNIDAD DE ADMINISTRACION

a)      Planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar, en el marco de las políticas sectoriales, las acciones inherentes a la Unidad.

b)      Administrar los recursos humanos y  físicos del Ministerio, así como atender eficientemente los servicios auxiliares.

c)       Formular, implementar y actualizar periódicamente, manuales de procedimientos y procesos administrativos y de recursos humanos.

d)      Realizar las acciones administrativas y técnicas, relacionadas con la selección, calificación, nombramiento, contratación, evaluación y registro del rendimiento del recurso humano, de conformidad con las leyes aplicables.

e)      Velar por la inducción, capacitación, seguridad laboral y formación del recurso humano del Ministerio, llevando registro y control de las acciones de personal y de los expedientes de cada servidor o persona que labore por contrato.

f)       Llevar a cabo los procesos de adquisición de bienes, construcción de obras y prestación de servicios no personales, cumpliendo estrictamente con los requisitos establecidos en la ley de la materia.

g)      Llevar el registro y control de los ingresos y despacho de almacén, en lo relativo a bienes y materiales adquiridos, así como de los que sean entregados por las diferentes unidades por motivos diversos.

h)      Así también, despachar los materiales y bienes a las unidades solicitantes, emitiendo en ambos casos (ingreso y egresos), los documentos de soporte y realizando los registros respectivos, para efectos de control y fiscalización posterior.

i)        Llevar el registro actualizado del inventario de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio y sus proyectos, así como el registro de los responsables o depositarios de los mismos, utilizando para el efecto tarjetas de responsabilidad. Deberá elaborar los informes sobre inventarios, en las fechas establecidas en ley y enviarlos al Ministerio de Finanzas Públicas y a la Contraloría General de Cuentas.

j)        Mantener adecuado control del equipo de cómputo, debiendo brindar el apoyo técnico que sea requerido por las unidades del Ministerio.

k)      Elaborar las Bases de Cotización y Licitación, y apoyar en las evaluaciones  de las ofertas para adquirir equipo, bienes y servicios no personales.

l)        Desarrollar los sistemas, programas y diseño de redes, para su aplicación computacional, utilizando la tecnología más avanzada.

m)    Elaborar, proponer y aplicar programas de mantenimiento del equipo de cómputo.

n)      Elaborar programas de capacitación del personal, en materia de computación, en coordinación con las Unidades del Ministerio.

o)      Velar por el mantenimiento de los edificios, bienes, equipo y vehículos del Ministerio y sus proyectos, así como por la seguridad y mantenimiento de los mismos.

p)      Velar por el uso racional de los vehículos, el consumo de combustible, teléfonos fijos y móviles, llevando para el efecto los registros y controles correspondientes.

q)      Coordinar sus actividades con las demás Unidades, a efecto de eficientizar el trabajo y desarrollo de las políticas que impulsa el Ministerio.

r)       Participar en las reuniones de trabajo que le corresponde, de acuerdo a sus funciones.

s)       Remitir mensualmente a la Unidad de Gestión para el Desarrollo, la información técnica y administrativa, sobre el avance de ejecución de sus actividades.

t)       Realizar las demás funciones que indique el Despacho Ministerial y que sean de su competencia.

FUNCIONES

DESPACHO DEL COORDINADOR ADMINISTRATIVO GENERAL

-        Apoyo en la Planificación, Organización, Integración, Dirección y Control de las actividades inherentes a las funciones propias de la Unidad Administrativa.

-        Apoyo en las acciones administrativas relacionadas con la evaluación y cumplimiento de la utilización de los Manuales de Normas y Procedimientos establecidos y aprobados del MAGA.

-        Coordinar la formulación, implementación y actualización periódica de los Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos, y en los de Funciones y Perfiles de Puestos del MAGA.

-        Elaboración de propuestas de modificaciones a la estructura organizacional y el seguimiento a los procesos de desarrollo institucional del MAGA en el marco de la  modernización del Estado.

-        Elaborar propuestas de Restructuración de las Áreas de trabajo que manifiesten algún tipo de deficiencias.

-        Mantener un adecuado control sobre los gastos de funcionamiento en forma estadística de la Unidad Administrativa, así como  las nóminas del personal de las áreas de trabajo pertenecientes a esta Unidad.

-        Coordinar actividades con las Áreas de trabajo, con mayor énfasis en Servicios Auxiliares y Mantenimiento;  a efecto de eficientizar el trabajo de la Unidad.

-        Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual y el presupuesto de las Áreas de trabajo de la Unidad Administrativa.

-        Participar en reuniones de trabajo que se le designen por parte del Viceministro a cargo de la Unidad.

-        Cualquier otra actividad que le sea asignada por la Autoridad Superior, que esta sea inherente a su cargo.

FUNCIONES

DESPACHO DEL SUBCOORDINADOR ADMINISTRATIVO

-        Apoyo en la Planificación, Organización, Integración, Dirección y Control de las actividades inherentes a las funciones propias de la Unidad Administrativa.

-        Apoyo en las acciones administrativas relacionadas con la evaluación y cumplimiento de la utilización de los Manuales de Normas y Procedimientos establecidos y aprobados del MAGA.

-        Coordinar la formulación, implementación y actualización periódica de los Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos, y en los de Funciones y Perfiles de Puestos del MAGA.

-        Elaboración de propuestas de modificaciones a la estructura organizacional y el seguimiento a los procesos de desarrollo institucional del MAGA en el marco de la  modernización del Estado.

-        Elaborar propuestas de Restructuración de las Áreas de trabajo que manifiesten algún tipo de deficiencias.

-        Mantener un adecuado control sobre los gastos de funcionamiento en forma estadística de la Unidad Administrativa, así como  las nóminas del personal de las áreas de trabajo pertenecientes a esta Unidad.

-        Coordinar actividades con las Áreas de trabajo, con mayor énfasis en Servicios Auxiliares y Mantenimiento;  a efecto de eficientizar el trabajo de la Unidad.

-        Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual y el presupuesto de las Áreas de trabajo de la Unidad Administrativa.

-        Participar en reuniones de trabajo que se le designen, en ausencia del Coordinador.

-        Cualquier otra actividad que le sea asignada por la Coordinación Administrativa y que esta sea inherente a su cargo.